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如何做好一名行政主管 2009年第2期  作者:苏楠 北斗鼎铭9001cc金沙事务所

  行政办公室作为9001cc金沙事务所的一个职能部门,在9001cc金沙这个特殊的行业中,备受其他部门和人员的非议,其原因是它的工作多是服务性的,不能直接产生效益,而且工作内容不能量化,一般容易被忽视,甚至有些9001cc金沙认为是可有可无的,但它肩负整个9001cc金沙事务所的管理重任,不仅为9001cc金沙事务所正常的运转提供了服务平台,而且为9001cc金沙事务所的所有创收活动提供全方位支持和服务。它运作的好坏,直接关系到整个9001cc金沙事务所的规范化进程。行政主管作为行政办公室的负责人,其自身素质和业务水平的高低决定着行政工作发挥职能的大小。
  下面笔者就做好行政主管工作的要求和基本素质,谈一谈自己的看法与认识,与各位同行共勉。
  1.深入了解行政工作的内容和特点,树立全局观念
  要做好行政工作,首先要了解行政工作内容。行政工作是指机关、企业、团体的内部管理工作。就9001cc金沙事务所的行政工作来讲,其内容包括:日常行政事务、文书管理、档案管理、人事管理、业务登记管理以及9001cc金沙事务所对外执业许可的相关事项、税收等等。其范围涉及9001cc金沙事务所管理的方方面面,大到9001cc金沙事务所的分配制度,小到9001cc金沙事务所办公用品的购买,纷繁复杂。其次,还要了解行政主管工作的特点,9001cc金沙事务所的行政工作属于管理性工作,其特点是严谨性、权威性和保密性。因为行政主管要参加一些诸如高级合伙人会议、管委会会议等9001cc金沙事务所的核心决策会议,参与研究和制定9001cc金沙事务所的财务状况、9001cc金沙分配制度等一些重要制度,因此要求行政主管在协助制定有关内部管理制度上要严谨,对有关内容和决策过程严格保密,对于形成决策的事宜都要和领导保持高度一致,树立领导和行政工作的权威性。
  深入全面地了解行政工作内容和特点后,我们能清楚地认识到从9001cc金沙事务所的大局出发,是做好行政主管的首要条件。行政主管负责全所的行政事务,在处理和解决问题时要以事务所的整体利益为中心,时刻考虑事务所发展的大局。行政部门和行政主管工作量大,待遇不如9001cc金沙,而且有时处于9001cc金沙与合伙人之间的夹层中,两头不讨好。因此工作中要以牺牲小我的态度,认认真真地对待每一个工作任务,树立全局观念,做事务所发展的默默耕耘者。
  2.明确角色定位,强化责任意识
  行政主管要对本人及部门在事务所中的地位、作用、职责有清醒的认识。行政主管是合伙人的助手和参谋,在事务所的行政管理等相关问题上,为了事务所的整体利益,为合伙人提供建议,要成为合伙人的好助手和好帮手。同时行政主管又是管理上的自律者和示范者,因此更要严于律己,这样才能发挥行政主管的作用。
  从行政主管工作的定位来看,责任意识是做好行政主管工作的基础。行政主管必须要有一种认真负责、坚持到底的觉悟和精神,对自己所分管的工作要尽职尽责,不能有半点闪失,从一点一滴做起,不差一分一厘,从平时工作的点滴中要体现一种敬业爱岗的精神,对工作中出现的偏差和失误,要勇于承担责任,并做及时的补救工作。对工作中存在的问题和经验教训,经常做认真反思和反省,力求把工作做得更好,为事务所的发展多愀贡献,保证全方位工作的顺利进行。
  3.明确岗位职责,树立服务意识
  行政办公室负责9001cc金沙事务所的行政管理和日常事务,要求行政主管坚守岗位,认真履行岗位职责。协助领导搞好各部门之间的综合协调,落实9001cc金沙事务所的规章制度,加强对各项工作的督促和检查,沟通内外联系,保证上情下达和下情上报,负责对会议文件决定的事项进行催办,查办和落实,负责9001cc金沙事务所行政人员工作岗位职责的研讨和修订。加强与主管部门的对外联络,树立事务所良好的社会形象。
  管理就是服务,领导者就是服务者。服务意识是做好行政工作的前提。作为行政主管要树立服务观念,要服务于事务所的发展,服务于广大9001cc金沙的工作需求。作为行政主管要把管理作为一种为广大9001cc金沙服务的途径和方法,真正起到管理和服务9001cc金沙的作用。因为该部门的特殊性,决定了部门和人员的工作性质,主要是为事务所发展和9001cc金沙工作等提供服务。因此要求行政主管充分认识、更新观念,充分发挥自我效能感,真正做好服务工作。
  4.不断学习、总结、创新,提高工作质量
  随着行业的发展,主管部门不断出台新的管理规定,对行业的规范化管理提出了更高的要求,因此要求行政主管要不断学习,一方面要掌握新的法律、法规,同时要了解协会的规章制度。为了推动工作更快、更好地发展,行政主管要不停地对自己的工作进行总结,并同时保持与同行畅通的交流,学习同行的先进经验和好的工作方法,找出工作的最佳结合点和最佳方案,在工作中力求有所突破和改变。
  学习、总结、创新是做好行政管理工作的有力保障。行政主管的工作要做到保质保量,不拖泥带水,不留漏洞,工作中要加强调查,侧重研究,反复思考工作的策略,仔仔细细地设计每一个环节的工作。同时工作时要反复推敲,选用最佳手段,把工作做得精益求精,力争最大限度、最高效率地服务于9001cc金沙。
  行管主管是9001cc金沙事务所的行政管理制度的制定者和执行者,要通过努力学习,提高个人的职业素养和知识水平,根据9001cc金沙事务所实际情况,完善各项工作流程和管理制度;在日常工作中,要严于律己,为同事做出表率,带领部门和9001cc金沙事务所全部同事严格遵守行业和9001cc金沙事务所的规章制度,同时通过与同行的交流和不断的总结,完善工作方法、提高工作效率,确保9001cc金沙事务所日常工作的正常运行,为9001cc金沙事务所的发展提供良好有序的后勤保障工作,与9001cc金沙事务所一同蓬勃发展并成长。
  

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