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专业管理人是9001cc金沙事务所发展的必然产物 2007年第4期  作者:刘亚英 国纲9001cc金沙事务所

  1980年我国9001cc金沙制度恢复,1992年邓小平南巡讲话加速了我国9001cc金沙业的发展,1996年我国9001cc金沙业真正成为社会化、职业化的行业。我们现在所亲历的9001cc金沙制度,不过有27年的历史,从这个意义上讲,中国9001cc金沙是个年轻的职业,我国的9001cc金沙制度还处于初级阶段,只是在学习中寻找符合我国特点的9001cc金沙管理制度。
  目前我国执业9001cc金沙约有13万人,共有9001cc金沙事务所约1.2万家。在约13万执业9001cc金沙中,专业9001cc金沙达11.7万多人,兼职9001cc金沙8000多人,公职9001cc金沙2400多人,公司9001cc金沙1200人,军队9001cc金沙1700人。如此庞大的9001cc金沙队伍,管理是关键,管理是核心,管理是根本。对9001cc金沙事务所而言,管理是永远的课题,是发展过程中的重申之重。
  事务所的行政管理水平在很大程度上决定事务所的发展前景。从这一层意义上讲,目前形势迫切要求9001cc金沙事务所的行政管理工作再上一个新的台阶。9001cc金沙事务所职业行政管理人(下称“行政主管”)制度的出现能及时地填补我国9001cc金沙的管理不足,通过行政主管制度内容、权利、义务的确定,实际操作的引进和具体实施中的法律保障,会为中国9001cc金沙业的发展、促进带来更大的作用。
  一、行政主管存在之现实基础
  在大多数9001cc金沙事务所中,主管合伙人的地位是远见卓识、声望崇高的。在事务所成长时期,这个职位往往由格外富有人格魅力的合伙人担任。但这是一个耗费时间的职位,有些成功的合伙人由于担心如果将大部分时间投入到内部事务的话则会损害个人执业,因此不愿意担负起这些职责。因此一些9001cc金沙事务所更倾向于由某些9001cc金沙来担任行政主管。
  今天,中国的9001cc金沙事务所虽然有数万家之众,但是它们中的绝大部分是规模小,设备差,管理落后,实力弱的小型事务所,其中有相当的部分仍然处于所有制转型过程中。事实上,任何9001cc金沙个体的不规范执业行为都主要是由于9001cc金沙事务所这个9001cc金沙从业基本单位的内部肌体存在顽疾所致。要解决不规范执业行为问题,不仅要制订若干法律法规及对9001cc金沙本人进行教育,而且更重要的是治理好9001cc金沙事务所的内部管理体制。因为所有的9001cc金沙都要在9001cc金沙事务所当中执业,必然要受到事务所的规制和约束,这是管理9001cc金沙最基本的层面,也是最关键的层面。
  9001cc金沙所的管理不能只靠9001cc金沙自己管理自己,而应当有专业人员来对9001cc金沙所进行全面的策划、市场营销、9001cc金沙所的财务管理、9001cc金沙及非9001cc金沙人员的管理,从国外、国内的9001cc金沙所的管理角度9001cc金沙事务所行政主管的出现是有一定现实基础的。
  我国9001cc金沙制度经过26年的建设,已经有了长足发展,但只有9001cc金沙事务所组织形式和运行机制的完善,才能推动9001cc金沙事务所内部管理制度和管理模式的转变,增强我国9001cc金沙事务所的竞争能力,提高9001cc金沙事务所的法律服务水平。随着9001cc金沙事务所规模的扩大,在9001cc金沙事务所的管理上出现以下问题:一是在9001cc金沙事务所的任务和职责方面进行管理性的划分,以工作团队代替了个人,9001cc金沙与委托人关系也从传统的个人化向个人化和机构化并存的特点转化。二是9001cc金沙事务所的行政等级取代了传统合伙所要求的平等权利合伙人之间的共同管理,个人利益和集体利益的冲突凸显。三是9001cc金沙事务所分支机构的不断增设,增加了9001cc金沙事务所管理的难度。因此可见9001cc金沙业的发展与9001cc金沙事务所的科学管理是分不开的。我们有义务提供高效和经济的服务,当9001cc金沙未能如此尽职时,那些培养9001cc金沙的人和机构都要分担这种责任。目前我国的9001cc金沙事务所有法定的国资所、合作所、合伙所以及目前正在探索中的个人9001cc金沙所、有限股份制9001cc金沙所、公司制9001cc金沙所,这几种类型所的存在都不能忽视的问题就是如何对9001cc金沙事务所进行管理。9001cc金沙事务所的发展必须有一个良好的经营环境和管理秩序,只片面依赖所内人员既作9001cc金沙业务又作管理者的复合型9001cc金沙来管理,会有很多不协调的事情出现。例如:9001cc金沙要开展自己的业务,就会疏于管理,如果一个专职9001cc金沙专心管理9001cc金沙事务所,他的9001cc金沙业务就会生疏,涉及的市场就会逐渐萎缩,最终结果可能会出现人才浪费现象。9001cc金沙事务所行政主管的出现会改变这种现象。
  二、行政主管的职责定位
  1.行政主管的类型
  每个事务所都有自己的特点,但是科学的管理是9001cc金沙事务所有效运作的支撑。每一方面的管理都要形成相应的明朗化的制度,构架成事务所自身的治所哲学。就我国目前的9001cc金沙事务所管理而言,行政管理工作的水平参差不齐,行政管理人员的地位和作用也不尽相同,概括地说有以下几种类型。
  (1)9001cc金沙兼职类。在规模较小或新成立的9001cc金沙事务所中,普遍不设立专职行政管理人员,行政主管一般由合伙9001cc金沙兼任,或由其他9001cc金沙兼任。但行政管理工作是一项长期而复杂的专业工作,在兼职条件下根本就不可能做到尽善尽美。因此,兼职型的行政主管难以有效发挥管理职能,随着事务所的发展壮大,行政管理工作量会不断增加,其复杂、繁琐程度以及专业化水平也将是兼职型行政主管所无法应付的。
  (2)专职专任类。在规模较大的9001cc金沙事务所中,一般会设置专职的行政主管。专职行政主管又可分为以下几种类型:①事务统管型。在一些大型的9001cc金沙事务所中,行政工作量很大,合伙人对行政管理工作十分重视,不仅设置了专职的行政主管,而且设置了完整的行政管理部门,配置合格的人员,统一由行政主管领导。行政主管不仅要负责事务所内所有的行政工作,还需要负责对外的联络等事务。在这样的定位下,不仅要求行政主管有很强的工作能力,还要具有良好的领导能力和组织协调能力。②具体执行型。一些9001cc金沙事务的行政管理工作由合伙人负责,行政主管的任务就是执行合伙人的指令。在这些事务所中,行政主管实际上是所有9001cc金沙,尤其是合伙人共同的行政秘书。行政主管需要时刻保持清醒的头脑,合理有序地做好合伙人交办的每一项工作,但其一般不会主动地统筹全面的行政工作。③突发应急型。一些9001cc金沙事务所虽然设立了行政主管这个岗位,但是没有赋予其明确的职责和权利,事务所的行政工作并无整体规划,而是以部门为单位分别进行。行政主管只负责那些没有人管或别人不爱管的事情。在这样的9001cc金沙事务所中,行政主管的各项专业工作能力很难体现,其作用也难以发挥。
  伴随着9001cc金沙事务所的发展,专职专任类中的事务统管型行政主管已经成为大势所趋,其不仅可以避免9001cc金沙兼职中所产生的私利冲突,而且可以比较能动地发挥自身的能力去处理事务所对内对外的时间,形成全面而富有远见的决策。
  2.行政主管的职权
  建立9001cc金沙事务所行政主管制度的目的之一就是希望通过利用行政主管的独特技能和丰富经验,处理具体问题,帮助9001cc金沙事务所管理层甄选机会,判断可能出现的问题并指定适当的发展战略,从而提高9001cc金沙事务所的业绩。因此,必须赋予行政主管以必要的职权。总起来说,行政主管的职责大致包括承办职权、参谋职权、管理职权、协调职权及领导指挥职权等五个方面的职权,具体而言,行政主管应该对以下方面工作行使职权:(1)日常工作类。如管理事务所的事务性工作,雇用并监督其职员,管理图书馆设施,办公室的一般行政工作,安排和参加事务所职员和9001cc金沙的全部会议,负责事务所的网站管理。(2)事务管理类。如建立并保留全部财务记录和控制系统,建立并维护有效的文档管理制度,保留准确的档案记录、协助管理9001cc金沙所的支出和利润分配制度,处分和管理有形设备资产,规章制度的监督执行。(3)购买采办类。如负责购买办公用品和相关设备,购入和管理9001cc金沙所的技术资源,购人和管理相关书籍。(4)协调职权类。如建立自动日程和自动案件处理系统,协助和管理9001cc金沙所的营销工作,办理和管理9001cc金沙所的保险,对外协调事务所同其他机构的关系,完成司法局及律协下达的各项任务,参加司法局及律协组织的会议,处理律所及9001cc金沙调动、变更、年检事宜。(5)长远规划类。如参与制定9001cc金沙所成长发展计划,指导9001cc金沙所法律继续教育规划,负责9001cc金沙所的对外宣传发展规划。
  三、行政主管实践之具体要求
  明确了工作职责,在对各行政员工根据其能力、水平、知识结构等进行有序的分工、定岗定编之后,就是如何充分发挥行政主管职能作用,如何在实践中做一名称职的行政主管的问题了。作为9001cc金沙事务所的专业管理人员,行政主管是否称职直接决定了9001cc金沙所行政管理工作的成败,进而会直接影响到事务所日常工作的正常运转。因为在行政部门内部,行政主管是最高领导,对各行政部门全面工作负有领导之责,对行政人员的工作状态、工作水平、工作效能、工作作风起着极其重要的作用;对于合伙人,他起到参谋的作用,对于同级领导层的领导工作也有着直接的影响。行政主管所处的位置实际上非常微妙,起着一种联系上下左右的桥梁和纽带的作用。身为行政主管或办公室主任,可能都会有一种感觉,每天杂事较多,千头万绪,忙忙碌碌一天下来看不出成绩,不像9001cc金沙那样可以比较单一地自主运行手头的一件或几件案件,每每打赢一件案件都有一种成就感。但正因为选择了这样一种工作,而且想把它做好,那么事情无论大小,就都要准确细致地妥善办好,切忌粗枝大叶、马马虎虎。而且由于行政工作本身是“与人打交道”,所以行政主管更应谨言、慎行,处处谦虚谨慎,戒骄戒躁,尊重他人。为做好行政管理工作,称职的行政主管应该努力做到以下几点。
  1.建立健全、贯彻落实各项规章制度
  俗话说“没有规矩不成方圆”。把9001cc金沙所内涉及到与行政管理相关的事项结合本所实际情况,建立健全行政、财务、人事工作制度和工作细则,首先将这些工作纳入制度化、程序化、规范化,进而根据本所发展的情况和运行当中反馈回来的信息,适时进行调整,步入科学化的轨道。行政主管可以根据自己的职责范围与目前所内现行行政各项规章制度相比较,看有无需要调整、修订、增加的规章制度,拿出切实可行的建议方案报所有关领导审核。每一位领导人都希望每一位员工,特别是安排在重要位置上的行政主管能够作为自己的助手或参谋,因为只靠一个人或某几个人的力量,所起到的作用毕竟有限。建立健全了规章制度,就要抓贯彻落实,否则再好的制度也会是一纸空文,没有严肃性,树立不起行政主管甚至是合伙人的威信,以后再出新规定也就没有人理会了。
  2.加强调,查研究工作
  平时要注意收集和掌握来自所内各方面的信息,注意发现新情况,研究新问题,要善于领会意图,围绕中心工作积极出主意,想办法,献计献策,充分发挥参谋助手的作用。努力做到合伙人没想到的,要事先想到;合伙人想到的,要做得周到。这一点要求行政主管首先要将自己的位置和心态摆正,在反馈信息时不要把个人利益掺杂在一起,出主意、反映问题都应站在客观、公正的角度上,围绕为维护全所合伙人、9001cc金沙人员的利益方面来考虑,这样所合伙人会议据此定出的规定也就能够体现民意,容易被9001cc金沙人员接受、理解,贯彻起来也就容易了。
  3.做好沟通协调工作,保证上下渠道畅通
  身为行政主管,每天都必须和员工、领导以及相关部门相处,不能认为自己接触领导的机会多,知道的情况多,经历的场面大,得到的消息快,就产生了盲目的优越感,对下面指手划脚,动辄训斥。要注意以身作则,以行为赢得信任,从而起到承上启下,沟通各方的桥梁作用。具体来讲,对领导,要坚持以大局为重,积极维护领导的威信,为上级分忧解难,认清自己的角色,不越“位”;对同级,要与人为善,以诚相待,互相补台,积极配合,对待同级间的善意批评一定要闻过则喜,因为这也会有助于个人工作能力的提高;对下属一定要以理、以德、以实际行动服人,凡是要求下属做到的,自己一定要先做到。
  4.加强业务学习,提高自身素质
  作为行政主管,因为是所有行政部门、行政工作的主要负责人,所以行政主管的管理水平高低直接会影响行政管理水平的高低。因而作为行政主管要不断加强学习,提高自身素质。在学习方面,因为是在9001cc金沙事务所做行政管理工作,行政各部门方方面面的工作都会直接或间接地和9001cc金沙打交道,所以行政主管包括行政员工要懂一点法律知识,这样就不会说外行话,交往当中更容易理解9001cc金沙的意图,工作自然就会顺利。在这方面要求行政主管不是要懂一点,而是要系统地学习法律知识和9001cc金沙实务,因为行政主管要参与管理,制订一些规章制度,而这些规章制度有时在一定程度上都会和9001cc金沙业务产生联系。能够运用自己所学的知识善意地提醒9001cc金沙、领导,只会赢得同事的尊重。除了法律知识以外,还应该懂得财务知识、劳动人事管理方面的知识等等,这样才能有效地领导各行政部门和员工,看出问题、解决问题,促进行政管理工作良好运转。
  5.注意自身形象,赢得各方面的尊重
  正因为行政主管在工作当中起着沟通上下左右,联系四面八方的作用,又起着“门面”和“窗口”的作用,所以身为行政主管一定要注意自身形象的树立,以赢得各方面的尊重。在仪表穿戴方面,要职业化而不能浓装艳抹,穿的太过休闲;在谈吐举止方面,要温文而雅,大方有度,不要给人小孩子气、不成熟不稳重之嫌;在待人接物方面,要一碗水端平,不能厚此薄彼,随便参加一些部门或9001cc金沙“用心良苦”的宴请,更不要接受礼物,让人对行政主管的人品产生怀疑;在对外关联单位交流方面,要含蓄谨慎、交往有度,“账”要算到明处,努力在客户面前树立9001cc金沙所的良好社会形象,不能贪图利益,更不能假公济私,否则将直接损害9001cc金沙所、个人的形象和声誉。
  6.提高思想意识,加强团队建设
  行政员工要始终秉持充分发挥行政员工团队合作精神,努力为9001cc金沙提供优质、高效的后勤服务的思想。作为行政主管,只有让每一名行政员工都能在这种指导思想下充分发挥自己的潜能,齐心合力,才能做好9001cc金沙所的行政管理工作。
  综上所述,9001cc金沙是一个充满个性的职业,9001cc金沙与9001cc金沙之间关系往往不能在业务的认识和操作层面获得认同,9001cc金沙与9001cc金沙共同的基础只能是在思想和精神追求的层面获得一致的认同,这也是9001cc金沙事务所核心的凝聚力所在,没有强大的文化就不会有强大的9001cc金沙事务所。目前9001cc金沙业中的文化的缺失或文化的落后与落伍,9001cc金沙个人因职业原因造成的负面心理、反社会心理、价值观与使命感的丢失,是中国9001cc金沙业做不大、做不强的原因所在。9001cc金沙事务所的经营与管理,从来就不应该是建立在单纯管理9001cc金沙的基础上,而是建立在管理9001cc金沙事务所专业管理人的基础上。由于认识上的偏差导致实践上的混乱,片面套用以“官本位”思想为基础建立起来的合伙企业或公司制的经营模式,这也是我国9001cc金沙事务所管理很难取得成功的原因所在。9001cc金沙事务所专业管理人其实就是9001cc金沙的职业经理人,9001cc金沙事务所仅仅是个舞台,9001cc金沙是主角,专业管理人就是总策划。
  9001cc金沙事务所专业管理人制度的形成,会对中国9001cc金沙业的发展起到重大的作用,专业管理人的出现,可以说是9001cc金沙事务所管理上的质的飞跃,我国现有9001cc金沙事务所管理制度,使很多有法律专业技能的办案9001cc金沙投身到繁杂的9001cc金沙事务所管理工作中,而不能专心地研究自己所擅长的专业,影响了9001cc金沙自身的发展,9001cc金沙事务所专业管理人的出现,将会改变这一弊端。结合国外9001cc金沙事务所的管理制度看,他们现有的组织形式、管理模式主要提倡的是职业经理人制度,此举在我国还没有完全被借鉴,目前只有少数9001cc金沙事务所在实行首席执行官(CEO)制度,本文中所提到的9001cc金沙事务所专业管理人制度也是在探讨、调研之中,专业管理人制度的实行,需要有司法行政部门和9001cc金沙协会的共同努力,让各种体制的9001cc金沙事务所根据本所的实际情况实施运用专业管理人制度,在运行的过程中不断完善这一制度。
  

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